日本国内に住民票を有する方に個人番号を付して、情報管理の効率を上げるために利用される制度です。
法人や企業においては、社会保障や税金に関する手続きの書類を作成する為に従業員の方に提出を求め、この管理を行う義務を負います。
外部サイト：マイナンバー社会保障・税番号制度
マイナンバーを入力してデータの保存を行ったことのあるパソコン、記録したHDDなどが対象になります。
従業員の方の給料の支払いや税金書類の作成などにマイナンバーの入力や保存を行ったパソコンは、
廃棄処分を業者に委託する際にはデータ消去証明書の発行、保管をする事が義務付けられています。
ガイドラインに定められている方法として、
【個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する】
と指定されています。
この義務を怠りマイナンバーの漏えいがあった場合には、既存の個人情報保護とは異なる重い罰則が科せられます。
外部サイト：はじめてのマイナンバーガイドライン(事業者編)
本文下にございますリンクより、サンプルがご確認いただけます。
こちらの証明書には、消去作業を経てそれぞれ下記の情報が記載されます。
・データ消去作業日
・データ消去作業場所
・パソコン、機器の型番
・機器のシリアルナンバー
・消去方法
・内蔵記録媒体の型番
・内蔵記録媒体のシリアルナンバー
通常のラベル（カラーシール）ではなく、作業日、スタッフ名、作業内容を記載した専用のラベルで管理します。
本体またはハードディスクのシリアルNOで一元管理することで、入荷⇒消去⇒証明書発行の工程で絶対に漏れが起きないようにしています。
作業完了後にデータ消去証明書を作成し、郵送にてお届けします。
